We worden vaak gebeld door partijen die zeggen: de toegezonden kopie van de akte is fout! Want onze handtekeningen ontbreken!
Dat zit zo. De notaris die de notariële akte opmaakt, en de betrokken partijen bij de rechtshandeling ondertekenen de akte. Die getekende akte noemen we de ‘minuutakte’. Die getekende akte moet op het notariskantoor bewaard blijven. Die mag de notaris niet uit handen geven! Ook niet aan de partijen bij de akte.
Wat partijen ontvangen is niet een kopie, maar een afschrift (of een uittreksel). Dat afschrift is dus niet door partijen getekend, maar enkel door de notaris die tekent voor uitgifte voor afschrift. Hij zet er ook bij: was getekend (w.g.) door partijen. Je kunt zeggen: “De minuutakte is niet bestemd om in het rechtsverkeer deel te nemen”.
Daarvoor hebben we het afschrift (of uittreksel).
Niet iedereen ontvangt een afschrift: alleen de belanghebbenden. Wie dat zijn beoordeelt de notaris. Soms staat er in de minuutakte wie dat zijn.
Dit is allemaal terug te lezen in de Notariswet. Daar staat de verplichte opname van de minuutakte in het protocol van de notaris. En de uitgifte van afschriften aan belanghebbenden. Er speelt ook een geheimhoudingsplicht over alles wat op het kantoor aan de orde komt en op papier wordt gezet. Soms schrijft de wet voor dat de zgn. publiciteitseis van toepassing is: dan moet de akte bij afschrift (of uittreksel) ingeschreven worden in een bijzonder publiek register. Denk aan het kadaster als het gaat over registergoed en het handelsregister als het gaat over ondernemingen. Maar ook het huwelijksgoederenregister als het gaat over huwelijkse voorwaarden of het boedelregister als het gaat over erfenissen.
